Chez Alpha Crew, nous sommes plus que familiers avec les tenants et aboutissants de l'industrie événementielle. Au cours des neuf années depuis la création d'Alpha Crew, nous avons travaillé sur d'innombrables festivals, concerts, conférences et autres. Nous avons été témoins de nombreux succès, mais aussi de certaines opérations moins réussies.
Nous savons que l'organisation d'un événement est une activité extrêmement stressante pour les organisateurs et notre objectif est de les soutenir autant que possible afin d'atténuer une partie de ce stress. Les leçons que nous avons apprises en tant que prestataire événementiel ont été inestimables et nous essayons d'instaurer une culture d'amélioration continue au sein de notre équipe. Ce sont ces importantes leçons qui nous ont amenés à développer ces six procédures pour améliorer l’organisation d'événements de nos clients.
Prendre de l'avance
Nous savons que la planification d'un événement peut être stressante et souvent, jusqu'à la toute dernière minute, modifiée ou retardée. Afin d'éviter cela, Alpha Crew s'efforce de toujours arriver 10 à 15 minutes avant l'heure prévue. Nous sommes prêts à agir dès que notre client nous donne le signal. Nous pouvons ainsi nous préparer à tout changement ou ajustement de dernière minute.
Ponctualités et itinéraires
Nous demandons à tous nos clients de nous faire parvenir un document d'information détaillé suffisamment à l'avance. Ces informations comprennent généralement le nombre de jours de construction et d'étapes de travail. Nous pouvons ainsi nous préparer au mieux à l'avance, de sorte qu'au moment voulu, chacun sache ce qui doit être fait, où, quand et par qui. Nous demandons toujours à nos clients de partager le plus d'informations possible, ce qui nous permet d'être plus efficaces sur place.
Une bonne communication
Disposer d’une bonne communication avec toutes les parties concernées est un élément essentiel de la gestion d'évènements. Nous fournissons des talkies-walkies à tous nos équipiers afin de pouvoir rester en contact tout au long de la journée. Une communication régulière nous permet de rester informé de tout problème ou changement afin de nous permettre de les résoudre rapidement et efficacement.
Attribuer des responsabilités
La délégation de tâches est importante afin que chacune d’elle soit effectuée par la personne la plus compétente et ne soit pas surchargée. Chaque équipe a un superviseur qui est chargé du bon déroulement des tâches spécifiques à cette mission. Avant de commencer, l'équipe aura une brève réunion décrivant les échéances de chaque tâche individuelle. Nos missions sont plus faciles, efficaces et agréables à réaliser grâce à une structure et une délégation de tâches claires.
- Être prêt à tout
Nous nous assurons que nos clients sachent que nous sommes prêts à tout pour chaque mission. Nous nous adaptons facilement à tout changement ou problème afin que nos clients aient une tranquillité d'esprit sachant leurs projets entre de bonnes mains. Nous fournissons à nos équipes un équipement approprié et de pointe. Celui-ci est vérifié avant chaque mission afin que l’équipe soit en mesure de relever tous les défis en étant parfaitement préparée
- Sécurité COVID
Notre principale procédure d’Alpha Crew est la mise en place de la sécurité et sensibilisation à la COVID lors des deux dernières années. Nous avons formé des superviseurs “COVID” au sein de notre équipe pour veiller au respect de nos procédures et directives. Les tâches se déroulent de manière plus fluide et sûre avec toutes les mesures mises en place.
